چگونه کارمندانی با انگیزه داشته باشیم؟
مقاله دومی که برای مدرسه کار و کسب عصر ایران نوشتم، در روز 5 بهمن منتشر شد که لینک و متن کامل را اینجا عینا تقدیم می کنم.
از آنجا که گویا لینک مقاله اول در جای خودش در خوشه چین باز نمی شود، آن را هم مجدد اینجا در اختیارتان می گذارم:
لینک مقاله اول: هشدار به مدیران: آیا به اوتیسم سازمانی مبتلا شده اید؟
لینک مقاله دوم: چگونه کارمندانی با انگیزه داشته باشیم؟
مقدمه
نیروی انسانی، مهمترین منبع در اختیار هر مدیر در راه رسیدن به اهداف کسب و کار است. نقش اساسی کارکنان در هر کسب و کار کوچک، متوسط یا بزرگ، برکسی پوشیده نیست.
کارکنان دارای نیازها و خواسته هایی هستند که برآورده ساختن آنها وظیفه ضروری و گریزناپذیر مدیران است. بی شک، استفاده بهتر و کارآمدتر از نیروی انسانی در گرو اندیشیدن و تلاش برای برآورده کردن نیازهای آنان است.
اگر کسب وکاری به نقطه فقدان یا کاهش شدید انگیزه در کارکنان برسد، تنها یک نتیجه در انتظار مدیران است: تأخیر و وقفه در رسیدن به اهداف!
با این توضیحات، آشنایی مدیران با روشهای علمی و اجرایی ایجاد و تقویت انگیزه و شناخت دلایل احتمالی افت انگیزه ضرورتی انکارناپذیر است. وقوف مدیران بر شیوه های کاهش یا حذف بی انگیزگی به آنها این امکان را می دهد که به شکل مناسب تری به مدیریت نیروی انسانی بپردازند و سازمان خود را سرشار از انرژی و انگیزه به سوی اهداف هدایت نمایند.
تعریف انگیزش
- انگيزش يک فرآيند زنجيره اي است که با احساس نياز يا احساس کمبود و محروميت شروع مي شود، سپس خواست را به دنبال مي آورد و موجب تنش و کشش به سوي هدفی می گردد که محصول آن رفتار نیل به هدف است . توالی این فرآیند می تواند منجر به ارضای نیاز شود.[1]
انگیزش و نگرشهای گوناگون
نمی خواهم بحث را به شکل آکادمیک ادامه دهم، تنها لازم می دانم به شکل کلی با نگاه های مختلفی که در دوران مختلف به این موضوع وجود داشته به اختصار آشنا شویم تا راحت تر و با دید بازتر بتوانیم موضوع را پیش ببریم.
1- انگیزش در الگوی سنتی؛ مدل انسان اقتصادی
در الگوهای سنتی، نگاه این بوده که کارگران ذاتاً تنبل هستند و تنها به وسیله عوامل اقتصادی نظیر پول می توان آنها را به تولید بیشتر تحریک کرد. مدل انسان اقتصادی ناشی از این دیدگاه است.
2- انگیزش در الگوی روابط انسانی؛ مدل انسان اجتماعی
طرفداران این الگو دریافته بودند که کارهای تکراری و کسالت آور موجب کاهش انگیزه در کارکنان می شوند، اما رفتار اجتماعی موجب افزایش انگیزه و در نتیجه افزایش کارآیی آنها می گردد. آنچه به نام انسان اجتماعی می شناسیم، حاصل این دیدگاه است.
مقایسه دو الگوی سنتی و روابط انسانی
در الگوی سنتی این اعتقاد وجود دارد که در برابر دستمزد نسبتاً بالا کارآیی افزایش می یابد؛ ولی از منظر مدل روابط انسانی، ارضای نیاز اجتماعی، احترام به کارکنان، مشاوره و مشارکت دادن آنها در تصمیم گیری موجبات انگیزش و اثربخشی را فراهم می سازد.
3- نظریه های معاصر انگیزش
در دیدگاه های کنونی، به عوامل زیادی توجه شده که موجب تحریک افراد می شوند. از جمله: مسائل درونی و انسانی، اهمیت روابط بین نیازهای درونی فرد و نتایج و پاسخ های ملموس.
چگونه انگيزش را مدیریت کنیم؟
علم و مهارت مدیریت، در بطن خود شیوه هایی برای شناسایی میزان انگیزش، نحوه کشف، ایجاد و ارتقاء بخشیدن به انگیزش را نهفته دارد. نکاتی که در عین سادگی، کارآمد هستند ولی بعضاً از سوی برخی مدیران به فراموشی سپرده یا دست کم گرفته شده اند سعی ما در این نوشتار ارائه شناخت از همین موجودی ها و توصیه در بکار بستن همین نکات عمومی است؛ نه ابداع شیوه ها و روش هایی نوین .
چالش اول- فقدان اعتماد به نفس
فقدان اعتماد به نفس يك مشكل درونی انگيزشي است و زماني رخ ميدهد كه انتظارات مدیر از سطح عملكرد کارکنان غيرواقعي بوده، حجم كارهای واگذارشده به طور غیر عادی زياد باشند و کارکنان آموزش کافی ندیده باشند.
توضیح: اگر كارمند ما نسبت به واگذاري كاري به وي با اين جمله عكسالعمل نشان دهد كه: «اگر همه چيز خوب پيش برود، گمان ميكنم كه احتمالاً از عهده كار بربیايم». روشن است كه اين كارمند مشكل کمبود اعتماد به نفس دارد.
زماني كه كاركنان ما باور دارند كه نميتوانند كاری را انجام دهند، بخصوص اگر ما در جایگاه مدیر شرایط ابراز این موضوع را فراهم نکرده باشیم، همیشه دنبال فرصتی هستند که از كار خود کم بگذارند و يا در مواقعی آن كار را با دودلي انجام ميدهند.
راهکار:
ما مدیران در هنگام واگذاری وظایف به کارکنان ميتوانیم كاری را به هر یک از كاركنان ارجاع دهیم كه ذاتاً توانایی انجام بهینه آن را دارند و از انجام آن لذت ميبرند. این روش انگيزش را بهبود خواهد بخشید.
چالش دوم- احساس عدم اطمينان کاری
زماني كه كاركنان بر اين باور باشند كه پاداشها و دريافتیهاي آنان با عملكردشان متناسب نيست، با يك مانع انگيزشي مواجه خواهند شد: آنها به سازمان و ما بی اطمینان می شوند. این بی اطمینانی در رفتار و اعمال و گفته هایشان بروز پیدا خواهد کرد.
در این وضعیت، دو مشكل بر سر راه ما وجود دارد:
اول اينكه حل مشكل عدم اطمينان زمان بر است.
دوم اينكه ارائه چيزي كه شايسته عملكرد كاركنان است برخي اوقات تبعات نامساعدي را در پي دارد.
مثلاً، ارائه پاداش به كاركناني كه داراي سطح عملكرد بالايي هستند ممكن است آسان باشد، ولي دريغ كردن پاداش از كاركناني كه ضعيف عمل ميكنند برخي اوقات ناراحت كننده است. بخصوص زماني كه اين افراد، افرادي آشوب برانگيز باشند که ایجاد دردسر و وقفه در پیشبرد اهداف خواهند کرد و یا وقتی آنان كاركناني وفادار، فداكار و سخت كوش باشند ولی تلاش آنها به نتیجه مورد نظر ختم نشده، دریغ کردن پاداش از آنها انگیزه های لازم برای کمک بیشتر به سازمان را از آنها خواهد گرفت. ما نیرویی توانمند داریم که دیگر چندان به تحقق اهدف کسب و کار ما اهمیت نمی دهد.
راهکار:
پیدا کردن فرمول برقراری تناسب بین نتايج عملكردهاي مثبت با پاداشها و دريافتي هاي كاركنان، نقشی انکار ناپذیر در تقويت اين رفتارها داشته و در نتیجه بهره وري را افزايش مي دهد.
چالش سوم – احساس نارضايتی
گاهي كاركنان از نتايجي كه به دست مي آورند احساس نارضايتی می کنند. در نتیجه به دشواری ممکن است احساس كنند كه از پس كار خود را بر می آیند چون حس اعتماد به نفس در آنها دچار خلل شده و آنها به راحتی برانگيخته نخواهند شد. اگر کارکنان ما احساس كنند كه نتايج عملکردشان رضايت بخش و ارضاء كننده نيست، معقول و منطقي نيست كه بدون به دست آوردن خواسته هایشان، باز هم سخت كار كنند.
راهکار:
باید کاری کنیم که کارکنان از خروجی عملکرد خود احساس رضایتی پیدا کنند. البته باید دقت کرد آنچه فردي را ارضاء مي كند لزوماً براي فردي ديگر ارضا كننده نیست. برخي كاركنان كارهاي معين و ثابت را ترجيح مي دهند، در حالي كه عدهاي ديگر با تنوع كاري ارضاء مي شوند.
گفتگو؛ راهی برای یافتن مشکل انگیزشی
در این بخش به تعدادی از روش های کاربردی و ساده برای یافتن مشکلات انگیزشی در محیط کار اشاره می کنم که شاید به علت ساده بودن شان از آنها غفلت شده است. ولی تجربیات دنیای کاری امروز کاربردی بودن و اثر بخشی این روش های ساده را در از میان برداشتن موانع انگیزشی تأیید می نماید.
می دانیم که كار يك مدير حل كردن همه مشكلات نيست. چرا كه حل موثر همه مشكلات موجود در حيطه كاري او غيرممكن است. اما بايد به راهکارهای حل مشكلات دست پيدا کند. اين دستیابی در مورد مشکلات انگيزشی آسان است. جای هیچ تردیدی نیست که زماني كه كاركنان به طور مناسب برانگيخته نمي شوند، خودشان مي دانند چه مشكلاتي وجود دارد و راه حل هايي را كه در مورد مشكلات شان كارگر خواهد بود را هم مي شناسند. مديران مي توانند از كاركنان در مسیر بيان علل اصلي مشكلات کاری خود و ارائه پيشنهاد و راه حل برای بهبود انگيزش استفاده کنند.
دو نکته مهم:
اول– براي آماده سازي افراد جهت صحبت کردن یک راه موثر این است که به آنها اطمینان بدهیم که مي دانیم با برخي مسايل نا مطلوب مواجهند و مايلیم به آنها كمك کنیم، اما به شرط همراهی خود آنها؛ و البته از امانتداری و محرمانه دانستن صحبت ها از سوی ما و استفاده از آنها فقط برای كمك به شخص نیز باید مطمئن شوند.
دوم– باید سوالاتی صحيح و کاربردی طراحی کنیم. مثلا از بین این سوالات:
- آيا مي دانيد سازمان از شما چه انتظاري دارد؟
- فکر می کنید برای شما امکان دستیابی به کدامیک از انتظارات وجود دارد؟
- آيا پاداش عملكرد خوب را می دانید؟
- آیا سازمان آنچه را قبلاً وعده داده محقق ساخته است؟
- چه چيزي در محل کار براي شما ارضاء كننده است؟
- آيا در کارهای واگذاری به شما چيزي وجود دارد كه شما آن را نخواهيد؟
مديراني كه از اين شیوه استفاده کرده اند دریافته اند كه عدم جستجوی درست و مناسب جهت یافتن مسائل انگيزشي و انجام بررسی ها از روي حدس و گمان، نتیجه ای جز شكست و مواجهه با خیل عظیم فرصتهاي از دست رفته متعدد در پي نخواهد داشت. همچنين تأیید کرده اند كه مديريت انگيزشي امري است مستلزم پرسيدن سوالاتي صحيح که باید در موقع مناسب و به شکل صحیح از افراد پرسیده شوند .
پیشنهادهایی برای افزایش انگیزه
بعد از بررسی موارد بالا، می خواهیم این موضوع را مطرح کنیم که چگونه می توانیم با استفاده از تعدادی از فنون شناخته شده مدیریتی به ایجاد و تقویت انگیزش کمک کنیم؟
گرچه انگیزش موضوعی بسیار پیچیده و مسأله ای واقعاً فردی است و پاسخ قطعی برای این سوال وجود ندارد، ولی اینها تعدادی از فنون ایجاد انگیزش هستند:
1- پاداش مالی
گرچه پول شناخته شده ترین و ملموس ترین عامل انگیزشی برای کارکنان است و آنچنان با دیگر نیازها از جمله نیازهای فیزیولوژیکی درهم آمیخته که اهمیت همه جانبه اش مورد تایید مدیران قرار دارد، اما دانشمندان با تحقیقات جامعی که انجام داده اند به این نتیجه رسیده اند که پول، این ابزار قدیمی و مورد اعتماد و انگیزاننده، آنچنان هم که تصور می رفته است «قادر و توانا» نیست، به ویژه برای کارگران مولد.
واقعیت این است که این پاداش مالی در جای خود دارای کاربردهای قابل توجه و کتمان ناپذیر جهت ایجاد و تقویت انگیزش است. بهر حال این امر که اعطای پاداش آن هم به شکل مناسب و عادلانه در جای خود یکی از موثرترین راه های ایجاد و تقویت انگیزش است بر کسی پوشیده نیست؛ اما، همه چیز نیست.
2- طراحی شغل
طراحی شغل به روش های مختلفی ضمن از بین بردن حس سستی و رخوت و تنبلی درکارکنان، در ایجاد انگیزش در محیط کار ایفای نقش می کند. تعدادی از این روش ها عبارتند از:
2-1- غنای شغلی
بطور ساده یعنی اینکه در صورت امکان، از ابتدا تا انتهای یک وظیفه به عهده یک کارمند گذاشته شود بطوری که کارمندان بتوانند در پایان نتیجه کار خود را مشاهده نمایند. این کار باعث افزایش حس اهمیت و اعتباربخشی به کار در نزد کارمند می شود. مثلا، امروزه بخش زیادی از فعالیت های کارمندان در دفاتر صدور بیمه نامه توسط یک اپراتور قابل انجام هستند.
2-2-گسترش شغلی
یعنی افزودن فعالیت های هم سطح (افقی) به شغل فعلی کارمند به گونه ای که کار وی از حالت یکنواختی خارج شود. حذف یکنواختی کار، احساس سستی و بی اهمیتی را از بین می برد و شخص به خاطر احساس خوبی که از کار به او دست می دهد، با انگیزه و انرژی فراوان به کار می پردازد. مثلا یک کارمند صدور گواهینامه در دفتر خدمات الکترونیک، می تواند در بخش گذرنامه همان دفتر هم فرصت آموزش و کار پیدا کند.
2-3- گردش شغلی
اگر بتوان افراد را در مشاغلی از یک خانواده همگون که با آنها آشنایی دارند، جابجا نمود، گردش شغلی ایجاد می شود. به واسطه این کار افراد با مشاغل بیشتری آشنا شده و در کار خود از تنوع و گوناگونی بالاتری برخوردار می شوند و بدینوسیله انگیزه کار در آنان تقویت می شود. مثلا، اگر شرایط کار فراهم باشد، کارمند مسئول چینش محصول در قفسه های فروشگاه ما، می تواند از فرصت کنترل موجودی هم برخوردار شود.
2-4- مهندسی شغل
هدف از مهندسی شغل آن است که با کارسنجی، زمان سنجی و روش سنجی، بتوان بهترین راهکار را به دست آورد. در این روش، حجم کارهای مربوط به یک شغل، مدت زمان لازم برای شروع تا پایان یک کار و شیوه های گوناگون انجام کار به روشهای علمی محاسبه و اندازه گیری می شوند. نتیجه مهندسی شغل این است که افراد می توانند با خستگی کمتر و سرعت بیشتر کار کنند و بازدهی بیشتری داشته باشند.
3- برنامه کاری تعدیل شده
در نتیجه تعدیل برنامه کاری، ساعات فراغت کارکنان بیشتر میشود و زمان زیادتری را در کنار خانواده خود می گذارنند که این امر، افزایش انگیزه برای کار را بدنبال دارد. ضمناً در صورت نیاز فرد می توانند یک شغل جانبی انتخاب نمایند که تنوع شغلی و افزایش درآمد را به همراه دارد و از این طریق احساس رضایت را در او افزایش می دهد. کاهش هزینه های رفت و آمد، یکی دیگر از مزایای آن است.
4- ساعات کار شناور
یکی از استراتژی های بهبود شرایط کیفی کار، شناور ساختن ساعت های کار به دلخواه کارکنان البته تا حد ممکن است. در دوران فراگیری کرونا، تقریباً تمام ما دورکاری را لمس و تجربه کردیم. برنامه کار انعطاف پذیر ساعت های کار را برای کارکنان شناور می سازد. با این اقدام کارکنان نسبت به کنترل ساعات کار خود اختیار لازم را بدست می آورند. این کار به آنها اجازه می دهد به کارهای شخصی خود سر و سامان بدهند و احساس رفاه بیشتری نمایند. احساس رفاهی که ما برای آنها فراهم کرده ایم ، افزایش انگیزه را بدنبال دارد.
5- مشارکت دادن
کارکنان در هر رده سازمانی می توانند در تصمیم گیری های مربوط به شغل خود شرکت کنند. آنها ممکن است با توجه به تخصص و تجربه ای که درباره شغل خود دارند، قادر باشند تصمیماتی برای افزایش بهره وری بگیرند. اشتراک مساعی سوای اینکه ابزار نشان دادن قدرشناسی ما از کارمند است، منجر به انگیزش هم می شود.
6- تقویت رفتار یا تشویق
تقویت یک رفتار مطلوب یا همان تشویق، سبب تکرار آن رفتار می شود. نکته مهم اینجاست که: هر چه زمان تقویت مثبت به زمان وقوع رفتار نزدیکتر باشد، احتمال تکرار آن رفتار بیشتر است. از آنجا که اغلب بین رفتار مطلوب و تقویت آن مثلاً اعطای پاداش پولی فاصله زمانی متصور است، دانشمندان علوم رفتاری استفاده از تقویت کننده های دیگری از قبیل تحسین کردن، قدردانی کردن و استفاده از تقدیر کلامی را توصیه کرده اند.
7- پایبندی به عدالت محوری
طبق اصل برابری، کارمندان ما در یک رفتار کاملاً انسانی، اولاً کوشش ها و پاداش های خودشان را با کوشش ها و پاداش های دیگران برای کار مشابه مقایسه می کنند. ثانیاً انرژی و زمان صرف شده برای کار را با مزایا و پاداش های دریافتی برای آن کار. این یعنی، مدیر باید به تبعات ناشی از این مقایسه ها و رابطه عدالت محوری با انگیزش واقف باشد.
سخن آخر
یکی از وظایف مهم ما مدیران در کسب وکار، شناسایی استعدادهای بالقوه کارکنان و فراهم نمودن زمینه های رشد و شکوفایی و به فعلیت درآوردن آن استعدادهاست. از اینرو ناگزیریم شرایط محیط درونی و بیرونی سازمان را در جهت ارضای نیازهای کارکنان مساعد ساخته و بدینوسیله برای ایجاد انگیزش در کارکنان گام برداریم.
انگیزش، نتیجه مشارکت و تعامل فرد با محیطی است که در آن قرار می گیرد.
بدلیل تنوع و تعدد گونه های سازمانی و تنوع و تعدد کارکنان و نیز شرایط حاکم بر آنها، یافتن فهرستی ثابت از نیازهای کارکنان و ارائه راهکارهای معین برای کشف این خواسته ها و به تبع آن طراحی و پیاده سازی روش هایی برای ارضاء آنها به سادگی امکانپذیر نیست. آنچه در این مقاله بدان پرداختیم، مطرح ساختن عمومی ترین و بالنسبه شناخته شده ترین دیدگاه های موجود پیرامون انگیزش، نحوه اطلاع از وضعیت انگیزشی کارکنان و چگونگی رشد و ارتقاء آن با ساده ترین و البته ممکن ترین روش ها بود.
[1] دکتر سیدرضا سید جوادین
شما که حتما به بهبود فضای کسب و کار خود اهمیت می دهید،
برای تعیین وقت مشاوره با «گروه مشاوره، آموزش و تحقیقات بازار خوشه چین» تماس بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید