تسویه حساب و خدانگهدار؛ شیوه ی صحیح قطع ارتباط با کارمند

مقدمه:

گاهی رابطه ­ی کاری ما با کارمندمان به سمتی پیش می­­ رود که قطع ارتباط کاری تنها انتخاب است. یا او تمایلی به ادامه­ ی همکاری با ما ندارد یا برعکس. تجربه نشان داده که قرار نیست هیچکس همیشه کارمند یک سازمان یا یک کسب و کار باقی بماند. آنچه مهم است این است که این قطع ارتباط چگونه پیش برود؟ چگونه مدیریتش کنیم که هم کارمند، هم کسب و کار کمترین آسیب را ببینند یا اصلا آسیب نبینند؟

موضوع این نوشته، نکاتی در باب مدیریت قطع ارتباط با کارمند است.

شیوه­ ی ناصحیح و آسیب زننده:

• گاهی اوقات شیوه­ ی انتخابی مدیران کسب و کار این است که کارمند را صدا می­ زنند، مراتب نارضایتی خودشان را به اطلاع او می رسانند و سپس از او می­ خواهند که آماده ­ی خداحافظی با بنگاه بشود؛ تسویه حساب و خدا نگهدار.

کالبد شکافی شیوه ­ی آسیب زننده:

درست است که هیچ­کس کارمند تمام­ وقت و مادام­ العمر بنگاهی نیست. ولی مواجهه­ ی ناگهانی و بدون آمادگی قبلی با پدیده­ ی حذف موجب آسیب به روح و روان فرد می­ شود. چرا؟

او به هر حال کارمند ماست و مشغول فعالیت و کسب درآمد. ولو برای کوتاه ­مدت یا میان­ مدت، بر روی کسب درآمد از محل اشتغال خود حساب باز کرده، به احتمال زیاد برای زندگی ­اش پیش بینی­ ها و برنامه ­ریزی­ هایی بر اساس درآمد دریافتی انجام داده و  چون هیچ پیغام نارضایتی یا عدم تمایل به ادامه­ ی همکاری از طرف دریافت نکرده، ذهنیت او به سمت تداوم فعالیت و تداوم کسب درآمد از محل کار است. اعلام ناگهانی خبر تسویه حساب به ذهن و روان او آسیب می­ زند.

چرا این روش ناصحیح است؟

اجازه بدهید کمی هم به ناصحیح بودن این روش ترک همکاری بپردازیم.

آنچه واضح است این است که ما به هر دلیل امروز در نقطه­ ای هستیم که مایل به ادامه­ی همکاری با کارمندمان نیستیم. این را می­ پذیریم و اصلا قرار نیست بگوییم نباید به این نقطه رسید. ولی آیا نمی ­شد از این نقطه فاصله گرفت؟ نمی­ شد در طول دوره­ ی همکاری او با ما به شیوه­ ای عمل کنیم که این شرایط حادث نشود؟

می­ خواهم به مدتها قبل برگردیم. به زمانی که برای جذب نیرو آگهی داده ایم و او آمده فرم پرکرده و مصاحبه شده است. سوالاتی برای من وجود دارد که لازم می بینم اینجا بپرسم:

• آیا در زمان مصاحبه، به این نیروی علاقه­ مند به همکاری گفته­ ایم که مثلا عملکرد و رفتار همکار قبلی چه ایرادی داشته و چه خواسته­ ای را برآورده نمی­ کرده که تصمیم به قطع همکاری با او و جذب نیروی تازه گرفته ­ایم؟

در بعضی از مصاحبه­ ها به این مهم اشاره نمی­ کنیم که چه رفتاری از کارمند قبلی موجب رنجش خاطر و نارضایتی ما شده و فقط درباره­ ی مسائل مربوط به کار صحبت می­ کنیم، بدون اینکه به او بگوییم بروز چه رفتارهایی از طرف او می­ تواند ما را به نقطه ای مشابه کارمند قبلی برساند.

• آیا با ذکر جزئیات مهم، به او گفته­ ایم که انتظارات ما از او شامل چه چیزهایی است و او باید چگونه عمل کند؟ گفته­ ایم چه حداقلی از عملکرد، چه میزان از فروش و سود و چه میزان افزایش مشتری را در چه بازه­ ی زمانی از او انتظار داریم؟

گاهی در مصاحبه با نیروی در آستانه­ ی استخدام، فقط از مهارت های او می­ پرسیم و هیچ اشاره ­ای به اینکه انتظار داریم از این مهارت ها چگونه و برای رسیدن به چه حدنصاب و چه سقفی از عملکرد استفاده کند نمی­ کنیم. به او نمی­ گوییم که کسب چه حداقلی موجب تداوم همکاری با او خواهد شد و نرسیدن به چه میزان خروجی می ­تواند زمینه ساز قطع همکاری ما باشد.

• آیا در طی دوران کاری­ اش مهارت های تازه­ ی او را شناسایی کرده­ ایم؟

به احتمال بسیار زیاد، کارمند ما در طی مدتی که از شروع کارش گذشته­، صاحب مهارت ها و توانایی­ های تازه­ ای شده است که می تواند زمینه­ ساز استفاده­ ی بهتر ما از وجود او شود و چه بسا امکان ورود به حیطه­ هایی برایش فراهم شده باشد که روز اول برای آنها استخدامش نکرده­ ایم. این یعنی او می­ تواند بخش­ های دیگری از نیاز ما را برآورده سازد که روز اول به آنها فکر نمی­ کرده ­ایم. چرا این مهارت ها مورد غفلت ما واقع شده ­اند؟

• آیا نیازها و انتظارات تازه­ ی خودمان را به اطلاع او رسانیده­ ایم؟

گاهی هم این ما هستیم که انتظارات تازه ­ای از کارمندی داریم که مدتها قبل استخدامش کرده­ ایم. آیا او از این خواسته­ ها و انتظارات تازه خبر داشته و برای برآورده ساختنش اقدامی نکرده؟ بعضی کارفرمایان تصورشان این است که کارمند باید بتواند خودش متوجه این موارد بشود. باید از آنها پرسید چگونه انتظار دارند فردی که تمام انرژی و هم و غم خودش را گذاشته روی تامین خواسته­ های اعلامی ما، به خودی خود و بدون اقدامی از طرف ما درخواست های تازه مان را کشف و برای آنها تلاش کند؟

• آیا از او پرسیده ­ایم که او چه درخواست های تازه­ ای از ما دارد؟

شاید روز مصاحبه، طبق روال از درخواست­ها و انتظاراتش پرسیده­ ایم ولی پس از آن چطور؟ داریم درباره­ ی کارمندی صحبت می­ کنیم که به مرور و به شکل مستمر مهارت های تازه و دانش­ های تازه فرا گرفته، آیا عجیب است که او در این دوران صاحب خواسته­ های تازه­ ای شده باشد؟ چرا نباید از او درباره­ ی آنها بپرسیم و ما هم متقابلا برای جبران آنها راهکار پیدا و ارائه کنیم؟ شاید او هم به اندازه­­ ی کافی از ما و واریزی­ های­ مان رضایت ندارد، شاید ستاده­ هایش با داده هایش تناسب ندارد و بخشی از کاستی­ های رفتاری و عملکردی او خواسته یا ناخواسته به این عدم رضایت باز می­ گردد. ما چطور با این موضوع برخورد کرده­ ایم؟

 سخن پایانی:

در ارتباط با کارمندان، لازم است هم از ابتدای ورود به بحث استخدام، واضح و شفاف و همراه با ذکر جزئیات به مصاحبه ­ی استخدامی وارد شویم، هم از آنجا که انسان موجودی متغیر است و شرایط و ویژگی هایش می ­تواند مستمرا تغییر پیدا کند، لازم است مصاحبه و گفتگو با او را یک فرآیند دائم بدانیم و بارها و بارها در طی دوران کاری­ اش شناخت دو طرف را به روز رسانی کنیم، مرتبا و در فواصل مختلف با او گفتگو کنیم و هر روز بیش از قبل برای تعمیق روابط کاری برنامه ریزی کنیم، مگر اینکه این شناخت به روز رسانی شده ما را و او را به این نتیجه برساند که تغییرات حادث شده دارد به سمت سست شدن روابط کاری می­ رود و زمانش رسیده که به قطع رابطه­ ی کاری فکر و برایش اقدام کنیم.

بدین ترتیب نه ما از داشتن نیروی متخصص، به سبب نشناختن توانایی­ هایش محروم می­ شویم، نه او به ناگهان با درخواست قطع رابطه­ ی کاری ما مواجه خواهد و دچار آسیب خواهد شد.

این مقاله را برای بخش کسب و کار ماهنامه ی «موفقیت» نوشته ام که در شماره ی شهریورماه 1401 به چاپ رسیده است.

شما که حتما به منابع انسانی خود اهمیت می دهید،

برای آموزش عملی مهارتهای مدیریت منابع انسانی با «گروه مشاوره، آموزش و تحقیقات بازار خوشه چین» تماس بگیرید.